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Molte piccole e medie aziende si lanciano in azioni di comunicazione partendo dalla fine,
e cioè dall'annuncio, dal pieghevole, dallo stand fieristico.
Sarebbe meglio che partissero dall'inizio.
E all'inizio c'è sempre un piano di comunicazione che è uno strumento di coordinamento di tutti i soggetti, le strategie e le azioni di
comunicazione che l'amministrazione mette in campo per favorire il raggiungimento dei propri
obiettivi di comunicazione.
Per pianificare correttamente la comunicazione è necessario procedere all’individuazione delle azioni
e dei mezzi più idonei ed efficaci da impiegare, che discendono direttamente dagli
obiettivi da raggiungere attraverso la comunicazione stessa.
In sintesi:
- analisi della situazione in corso
valutare le attività di Comunicazione già in corso e quelle già realizzate,
e rilevare i bisogni e le attese, per definire le esigenze reali dei destinatari
della Comunicazione.
- obiettivi della comunicazione
L’obiettivo generale corrisponde a ciò che si vuole ottenere con la realizzazione di
tutte le azioni programmate nel periodo prefissato.
- a chi ci si rivolge (target)
I destinatari, e la loro eventuale segmentazione, sono prioritari alla scelta dei mezzi
con cui parlare quindi bisogna individuare gli interlocutori primari e secondari, i moltiplicatori
(coloro che per posizione o competenze possono giocare il ruolo di "amplificatori"
della Comunicazione) e i destinatari interni del progetto.
- come parlare (strategia)
l'importante impostare una strategia flessibile, modificabile,pronta a rispondere a variabili improvvise.
- attraverso cosa e dove parlare (media, azioni, strumenti)
E’ bene seguire alcuni criteri nella scelta dei media da impiegare:
accessibilità, attrattività e spettacolarità, il modo di presentazione dei messaggi, i limiti imposti dal formato del mezzo, il ritmo e la velocità di emissione (rapporto verosimile tra la quantità di parole ed immagini cui è esposto il destinatario ed il tempo che avrà a disposizione per leggerlo), la capacità di persistenza dell’informazione, i costi.
Gli Strumenti si individuano quattro tipologie generali:
- di memorizzazione, che permettono di conservare le informazioni e di renderle
contemporaneamente disponibili ad operatori e pubblici, come le banche dati, i cataloghi,
le guide, i manuali, i depliant, i sistemi di archiviazione;
- di trasmissione, che collegano un determinato numero di destinatari con una fonte,
producendo messaggi strutturati, generalmente come gli strumenti di informazione unidirezionale
quali la stampa, lo spot-radio, la TV ecc.
- di elaborazione, che mettono in contatto tra loro gli operatori, migliorando la
circolazione interna della Comunicazione, come il computer, la news letter ecc.
- di generazione, che facilitano lo sviluppo integrato e simultaneo di processi associati
alla Comunicazione, sistemi di interconnessione come le reti telematiche.
- chi si fa carico di quali aspetti (organizzazione) e quando (tempistica)
- i risultati (monitoraggio)
La verifica dei risultati è parte integrante della piena realizzazione del Piano.
E’ sempre bene controllare:la diffusione, la comprensione e l’accettazione dei messaggi (se sono arrivati a destinazione,
se sono stati memorizzati, capiti correttamente, se abbiano fatto riflettere e/o suscitato
consenso), il corretto funzionamento dei circuiti e dei flussi informativi (quanto la scelta dei canali di distribuzione sia stata opportuna e quali problemi possono aver creato disagi, ritardi ecc.).
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